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Manager, Operational Shared Services - 12 Month Mat Leave cover

London, Vereinigtes Königreich Bewerben
Stellen-ID 5500 Ort(e) London, United Kingdom Geschäftsbereich LHH Abteilung Opérations : Operations
Job Role: Manager, Operational Shared Services
Reporting to: VP, Operational Excellence
About the role
Imagine what even the world’s finest organizations could achieve if all their employees were coached to be their absolute best. At EZRA, we’re on a mission to do just that. We believe through coaching; people get to know themselves. Their goals. Weaknesses. Hang-ups. And once they know all that, they can build on the good stuff and work on the rest.
We have reimagined the way EZRA supports our clients by introducing a team of specialists who are experts in all middle and back-office processes. This role will design and lead the Operational Shared Services team, supporting EZRA’s Operational Excellence, Enterprise Delivery, and Finance functions – a true cross-functional partner to the business.The team of OSCs will be responsible for executing on the success of coaching engagements from set up to completion. This role is a people manager.
What You’ll Do
  • Define strategy and success metrics for the new Operational Solutions team.
  • Design and implement fundamental ways of working to elevate how OSMs partner with internal stakeholders, defining unique strategies for each proposition as needed
  • Design and implement processes that drive task accountability, track RAG indicators, document decisions made and flag any risks
  • Ensure all responsibilities of the team are trackable with SLAs and success targets, leverage data to demonstrate success
  • Introduce and leverage automation and technology to increase speed to task completion and accuracy
  • Partner with Product, Tech, and Finance on innovating processes to increase productivity
  • Oversee all team responsibilities including:
    • For nominated pay as you go programs
      • Managing shared mailboxes – responsible for handling external queries regarding the coaching offering
      • Receive participant details through shared inboxes or Launchpad/other participant registration processes
      • Create and send quotes for participant’s coaching engagements
      • Chase POs for participant requests with external stakeholders
      • Access finance systems (Ariba/Coupa/etc) to retrieve POs for participants’ coaching
      • Request CIO creation with EZRA finance team
      • Process orders for participants launches
      • Input participant information to intake form and coordinate with Tech Ops to launch participants
    • For nominated prepay programs
      • Managing shared mailboxes – responsible for handling external queries regarding the coaching offering
      • Receive participant details through shared inboxes or Launchpad/other participant registration processes
      • Process orders for participants launches
      • Input participant information to intake form and coordinate with Tech Ops to launch participants
    • For credit card programs
      • Managing shared mailboxes – responsible for handling external queries regarding the coaching offering
      • Coordinate with Billing team to generate credit card invoices to be sent to participants
      • Gathering credit card payment details from Paypal to confirm who can be launched
      • Follow-up with participants who have not made their payment
      • Process orders for participants launches
      • Input participant information to intake form and coordinate with Tech Ops to launch participants
    • Reporting support
      • Initial set up of Customer Portal Dashboards
      • Providing Customer Portal access to external stakeholders
      • Updating Customer Portal dashboards to include newly created cards – as requested by CSMs
      • Following-up with coaches for triparty/stakeholder interview/observation sessions for reporting
    • License management
      • License switch outs
      • License deactivation and managing reallocating licenses to future launches
    • Assessment support
      • Launch non-EZRA Assessments through the LHH TalentPortal
      • Tracking non-EZRA Assessment completion for reporting purposes
About You
    • 4 years of experience in a back office or administrative role
    • 4 years of experience people managing a shared service or back-office function
    • Ability to motivate teams with metrics and targets
    • Experience automating processes with demonstrable data on improvements over time
    • Strong attention to detail, able to keep many concurrent processes organized
    • Experience working with technical systems, some developed in-house
    • Understand financial processes and how to manage POs and payment methods
    • Strength in process documentation and process improvement
    • Willingness to work in a fast-paced, start-up environment and comfort around operating with an element of ambiguity
    • Critical thinking skills: ability to problem solve independently and quickly
    • Confident, accurate and clear communicator
    • Ability to influence others without direct authority and, at times, challenge the status quo
    • The ability to build collaboration locally and globally
What we offer
We want all candidates to know they are valued. We pushpositivity. We are an environment of innovation, collaboration, and growth. Drive impact with your ideas by being a part of the greater discussion in a safe, supported place.  Be accountable, ambitious, owning your work and goals. When everyone takes responsibility for their success, we all succeed. Finally, keep itsimple! Enjoy the ride and the perks with your own world class coach, weekly well-being hour and learning and development fund.
We are an equal opportunity employer dedicated to having a thriving, diverse team where everyone has a voice and feels able to be themselves.  We believe that through valuing our uniqueness and respecting our differences, we can achieve more and that diversity adds to our culture. Attracting and developing a diverse workforce that reflects the communities in which we serve is essential to us.

Posting date: 24-01-2025

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Lernen Sie uns kennen

Die Vereinigung der ergänzenden Stärken unserer verschiedenen Marken ermöglicht es unserem Team, sich durch eine leistungsstarke Mission zu vereinen - die richtigen Talente mit der richtigen Gelegenheit in Einklang zu bringen. Wir schaffen Synergien, die den Talentbedarf unserer Kunden überall dort erfüllen, wo sie sich auf ihrer Reise befinden, und bieten ein durch Technologie ermöglichtes und von Menschen gesteuertes Erlebnis. Bei LHH haben Sie die Möglichkeit, unsere Mission der Zukunftssicherung von Organisationen und Karrieren voranzutreiben und die Transformation der Arbeitskräfte zu ermöglichen. Treten Sie unserem leidenschaftlichen und erfolgsorientierten Team bei, in dem wir Flexibilität, Autonomie und sinnvolle Arbeit priorisieren. Mit einem unterstützenden Team, maßgeschneiderten Karrierewegen und einem Engagement für Wohlbefinden können Sie sich mit uns auf jedes morgige vorbereiten.

Vielfalt & Inklusion bei LHH

Wir sind entschlossen, die Zukunft für alle zu gestalten. Als ein auf Talentlösungen und Beratungsdienstleistungen fokussiertes Unternehmen für Menschen stellen wir uns eine Welt vor, in der jeder die Chance hat, an der Arbeitswelt teilzunehmen. Unser Ziel ist es, vielfältige Perspektiven anzuerkennen und zu schätzen, um eine inklusive Entscheidungsfindung zu fördern, die die Beiträge, Fähigkeiten, Erfahrungen und Potenziale jedes Kollegen wertschätzt. Wir arbeiten aktiv daran, die Bedingungen zu schaffen, die eine Kultur und Arbeitsumgebung von Zugehörigkeit, Vertrauen und Beteiligung unterstützen. Unser Ansatz für Vielfalt und Inklusion basiert auf mehreren Säulen, die unsere Arbeit unterstützen, einschließlich struktureller und bewusster Inklusion, Führung und Rechenschaftspflicht.

Kultur

Wir sind ein leistungsstarkes und diverses Team von Menschen aus aller Welt, die gemeinsam daran arbeiten, eine lebenswerte Zukunft für alle zu schaffen. Als Schlüssel zu unserem Erfolg prägen unsere Mitarbeiter unsere Kultur. Dank ihnen sind wir in der Lage, die sich verändernde Arbeitswelt auf globaler Ebene mit Lösungen zu beeinflussen, die auf dem Verständnis und der Erfahrung lokaler Zusammenhänge beruhen. Gemeinsam bieten wir Einsteigern spannende Karrierewege und bringen unsere Kunden mit den fähigsten Köpfen zusammen. Um dies zu ermöglichen, sind Investitionen in unsere Mitarbeiter, eine offene Kommunikationskultur und individuelle Entwicklungsmöglichkeiten für uns unverzichtbar. Es gibt eine Welt voller Möglichkeiten da draußen.

Erfahren Sie mehr über LHH

Wir sind das Talent Solutions Business der Adecco Group, ein End-to-End-Lösungspartner, der auf die Qualifikations- und Transformationsbedürfnisse unserer Kunden eingeht, um deren Wachstum zu fördern. Unsere Aufgabe ist es, die richtigen Fähigkeiten mit den richtigen Chancen zusammenzubringen. Indem wir die sich ergänzenden Stärken unserer verschiedenen Marken zusammenbringen, schaffen wir Synergien, die den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht werden, egal in welcher Phase ihrer Transformationsreise sie sich befinden. Als Mitglied unseres Teams werden Sie befähigt, inspiriert und motiviert, unser Ziel zu erreichen, Unternehmen und Karrieren zukunftssicher zu machen, indem Sie die richtigen Fähigkeiten erwerben und die Transformation der Mitarbeiter ermöglichen. Wir wollen hoch hinaus und streben nach Exzellenz, weil wir wissen, dass wir mit unserer Arbeit etwas bewirken können.

Erfolgsprofil

Sind wir die richtige Passform füreinander? Werfen Sie einen Blick auf die Eigenschaften, die wir suchen. (1 Beginner – 10 Expert)

  • Sich zielgerichtet weiterentwickeln Für sinnerfüllte Arbeit brennen und bereit sein, die Welt zu verändern
    10
  • Gemeinsam gewinnen In der Lage sein, durch Vertrauen, Transparenz und Zusammenarbeit Beziehungen aufzubauen, damit wir alle gemeinsam erfolgreich sind
    8
  • Eigenverantwortung zeigen Bereit sein, Entscheidungen zu treffen und die Verantwortung für die Ergebnisse zu übernehmen
    10
  • Hohe Ziele ansteuern Agil, anpassungsfähig und schnell zukünftige Bedürfnisse von Kunden und Kandidaten vorhersehen können
    9
  • Spaß daran haben Unsere Mission mit Leben füllen, inspiriert und motiviert bleiben und dabei Spaß mit den Kollegen haben
    8
Traits are on a scale of 0 to 10

Belohnungen

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Transformative Karriereerfahrungen sammeln und den eigenen Weg zum Erfolg entdecken

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Eine Entwicklungsreise antreten, mit maßgeschneiderten Karrierewegen, inspirierendem Training und Onboarding, kollektivem Denken und großem Engagement für das Wohlergehen

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Wirklich kollaborative Kultur, in der Vielfalt von Denken und Meinungen über allem steht

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Flexibilität, um auf die Art und Weise zu arbeiten, die Sie am produktivsten macht

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Spezifische lokale Vorteile und Belohnungen, die auf jedes Land zugeschnitten sind (Urlaubsguthaben, Gesundheitsversorgung und mehr).

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